ورش عمل في مركز الخوارزمي لتعريف موظفي جامعة الكويت على تطبيقات نظام ” Office 365 “

د. الحسيني: من أهم مميزات برنامج Office 365 زيادة الانتاجية في العمل

كتبت انتصار الفضلي:

بإشراف وحضور مساعد نائب مدير الجامعة للخدمات الأكاديمية المساندة لنظم المعلومات والتعليم عن بعد د. عمار حسن الحسيني أقام مركز الخوارزمي للتدريب بالتعاون مع مركز نظم المعلومات في جامعة الكويت ستة ورش عمل لموظفي عمادة القبول والتسجيل للتعريف بنظام ” Office 365 ” تحت إشراف وتدريب نخبة من المختصين في مجال الحاسب الآلي.

وقد بين د. عمار الحسيني أن هذه الورش التدريبية هي ثمرة للتعاون الكبير بين مركز نظم المعلومات ومركز الخوارزمي من جهة وعمادة القبول والتسجيل من جهة أخرى، وقدم شكره الجزيل لعميد القبول والتسجيل د. عادل حسين مال الله على دعمه الكبير وتعاونه لتقديم هذا البرنامج التدريبي لجميع موظفي العمادة، وهو الأمر الذي نتمناه من جميع مراكز العمل والكليات في الجامعة.

وأضاف د. الحسيني بأن مشروع”Office 365″ من الخدمات الالكترونية المهمة التي حرصت جامعة الكويت على توفيرها لجميع الطلبة والموظفين وأعضاء هيئة التدريس وسيتم الاهتمام بموضوع التوعية والتدريب والتسويق الإعلامي لهذا البرنامج وتطبيقاته المهمة لجميع منتسبي جامعة الكويت.

ودعا د. الحسين الجميع إلى استخدام وتفعيل حساباتهم التي وفرتها الجامعة على موقع الجامعة الالكتروني لتتحقق الرؤية التي تطمح لها الإدارة الجامعية بميكنة الأعمال والدراسة والتحول إلى التعامل التكنولوجي والالكتروني لتحقيق مساعي الدولة بمشروع الحكومة الالكترونية .

وتناولت ورشة عمل (التعريف بنظام Office365 في جامعة الكويت) المحاور التالية:

1. التعريف بنظام 365 Office وخدماته المقدمة في جامعة الكويت.

2. استخدام 365 Officeوتطبيقاته من خلال الانترنت (Web).

3. خطوات تفعيل حسابك لنظام 365 Office.

4. تثبيت واستخدام تطبيقات 365 Office على الأجهزة الذكية.

5. تثبيت برامج 2016 Microsoft Office على الحاسب الشخصي.

ونظام اوفيس ٣٦٥ هو خدمة الكترونية قامت شركة مايكروسوفت بتطويرها وقدمتها للمستخدمين على ICloud وتشمل حزمة من التطبيقات من أهمها ” البريد الالكتروني Outlook، دليل الأشخاص People، التقويم Calendar، التخزين على الانترنت OneDrive بالإضافة الى تطبيقات مايكروسوفت اوفيس الشهيرة. وهناك العديد من الفوائد التي يوفرها النظام بتطبيقاته المختلفة لمستخدميه من أهمها الاستفادة الشخصية المتمثلة بتطوير مهارات الفرد وانتاجيته والاستفادة الثانية هي زيادة الانتاجية في العمل من أي مكان وبأي وقت لتوفيره للتطبيقات عن طريق السحابة على الانترنت ولتمكن المستخدمين له من تحميله على عدة اجهزة ذكية متحركة كأجهزة الهاتف المحمول والاجهزة اللوحية وعلى الاجهزة المكتبية الثابتة.

وقد تناولت ورشة العمل ميزة استخدام تطبيق البريد الالكتروني الذي يسهل سبل التواصل بشكل سريع بين المسؤولين والموظفين وبين الموظفين مع زملائهم مما سيوفر المراسلات الورقية وهذا الأمر يحقق عدة مزايا منها تقليل وقت وصول المعلومات لعدم الحاجة إلى بعثها يدويا كما هو الحال عند استخدام الأوراق وكذلك استخدام التراسل الالكتروني يضمن التوفير على ميزانية الدولة بعدم الحاجة إلى شراء كميات كبيرة من الورق وتقليل المهملات الورقية مما يحمي البيئة وهو الأمر الذي يحرص عليه كل سكان الارض.

ويتميز تطبيق التراسل الالكتروني الموجود ضمن حزمة ” Office 365 ” بسهولة الاستخدام، وتم خلال ورشة العمل شرح خطوات استخدام البريد الالكتروني.

ومن أهم مميزات Office 365 هو توفيره لسعة تخزين كبيرة جدا بمقدار ” 1TB “ لكل مستخدم، مع تأكيد شركة مايكروسوفت بضمانها لتوفير الحماية لبيانات المستخدمين ضد الفيروسات وقراصنة الكمبيوتر وغيرها من المخاطر الالكترونية كما أن الخصوصية مضمونة للكل، وهذه الميزة توفر الاحساس بالأمان لمن يريد حفظ بياناته او نسخه الالكترونية لهوياته او مستنداته وملفاته الشخصية التي يرغب بالاحتفاظ بها.

كما أن هذا النظام يوفر تطبيقاته على السحابة الالكترونية دون الحاجة لتنزيل وتحميل هذه التطبيقات مثال على ذلك برنامج معالج النصوص Word، أو برنامج الشرائح التقديمية PowerPoint، اذا اضطر المستخدم إلى العمل بأحد هذين التطبيقين يستطيع إيجادهما لأنهما متوفرين في السحابة الالكترونية لهذا النظام، كما يمكن التعديل والتخزين والحفظ التلقائي على التعديلات والإضافة على عمل المستخدم على هذه التطبيقات أو غيرها بسهولة ويسر ومن أي جهاز أو مكان في العالم دون الحاجة لشراء هذين التطبيقين على الأجهزة لأن شركة مايكروسوفت وفرتهما في السحابة الالكترونية، ولعل هذه الميزة تخدم الموظفين والأساتذة والطلبة على حد سواء لأنها من التطبيقات الأساسية التي يحتاجها أغلب المستخدمين في أعمالهم اليومية.

كما تم التعريف خلال ورشة العمل بالتطبيقات والخدمات الأخرى التي يتضمنها نظام اوفيس ٣٦٥ مثل مجموعات العمل والاجتماعات الالكترونية وغيرها.

ويقدم ” Office 365 ” امكانيات مميزة لعقد الاجتماعات والدورات التدريبية دون الحاجة للتنقل من مكان لآخر، كمتا أنه عبارة عن خدمات تقدم بشكل رسمي باسم جامعة الكويت وهذا الأمر يساعد على ربط الطلبة وأعضاء هيئة التدريس بشكل رسمي كوسيلة اتصال يسهل التعامل معها بكل الأوقات وجميع الأماكن التي يتواجد بها الطرفان بحيث لا يترتب عليها أية رسوم كونها خدمة تواصل مجانية.

كما تتوفر تطبيقات office 2016 للكمبيوتر الشخصي مثل Word Excel – Power Point –، بحيث يمكن لمنتسبي جامعة الكويت من طلبة وموظفين وأعضاء هيئة تدريس وبشكل مجاني من تثبيت جميع هذه التطبيقات على خمسة أجهزة كمبيوتر شخصي ثابتة وعلى خمسة أجهزة ذكية من هواتف متنقلة بنظام الاندرويد او الماك. وتم توفير المادة العلمية التي توضح كل ما يخص مميزات هذا النظام وطرق العمل به وآلية تفعيله وذلك عبر موقع الجامعة الالكتروني الرسمي.

والبيانات التي سيتم تخزينها ووضعها في السحابة الخاصة بهذا النظام الجديد ستحصل عليها باي وقت وأي مكان في العالم مما سيحل كافة الاشكاليات التي قد يتعرض لها المستخدمون إذا حدث أمر طارئ يجعلهم يحتاجون إلى هذه البيانات التي خزنوها وذلك لسهولة الحصول على الانترنت بأي مكان في العالم وفي أي وقت فوفر هذا النظام مكان التخزين الذي يمكن للمستخدم الحصول على ما يرغب به من بيانات تخصه متى ما احتاج اليها بعد تفعيله لهذا النظام والاشتراك فيه.

علما بأن الانتاجية تزيد اذا كان الشخص متصل ويسهل التواصل معه بأي مكان وبكل وقت طوال العام وهذا سبب تسمية مايكروسوفت لنظامها 365 بعدد أيام العام لأنها تضمن للجميع التواصل وأداء أعمالهم بلا تعطيل وبلا تأجيل مما سيسهل على الموظفين ومسؤوليهم أو على الطلبة وأساتذتهم، خصوصا اذا قاموا باستخدام ميزة المجموعات التي يوفرها هذا النظام ضمن تطبيق البريد الالكتروني Outlook لتسهيل التعاون والمشاركة والتواصل سواء بعمل المحادثات المباشرة أو تسجيل الاجتماعات والمحاضرات وإرسالهم وتبادلها فيما بين هذه المجموعات أو بسهولة نقل المستندات بشكل مباشر باستخدام البريد الالكتروني.