د.الحسيني : نسعى لتطبيق التحول الرقمي وتغيير الثقافة التقنية

• سيتم الاستغناء عن أوراق مستندات المراسلات داخل جامعة الكويت
• نعمل جديا على تطبيق هذا نظام Correspondence Management Workflow System
• د. الملا: تجربتنا سهلت التواصل بين الإدارات التابعة للقطاع

كتب: غنام الغنام وانتصار الفضلي

نظم قطاع الخدمات الأكاديمية المساندة في جامعة الكويت ورشة عمل أنظمة إدارة المراسلات Correspondence Management Workflow System بحضور الأمين العام للجامعة الدكتور مثنى الرفاعي والأمناء المساعدين، وبحضور نائب مدير الجامعة للخدمات الأكاديمية المساندة الدكتور جاسم رمضان الكندري ومساعد نائب مدير الجامعة للخدمات الأكاديمية المساندة لنظم المعلومات والتعليم عن بعد الدكتور عمار الحسيني بالإضافة لمدراء الإدارات المختلفة في الجامعة والفنيين العاملين في جامعة الكويت وكلياتها المختلفة.

وفي هذا الصدد قال نائب مدير الجامعة للخدمات الأكاديمية المساندة الدكتور جاسم الكندري أن مركز التعليم عن بعد ومركز نظم المعلومات ومركز الخوارزمي يعملون تحت منظومة واحدة، مشيرا إلى أن مركز الخوارزمي للتدريب سيقوم بتدريب موظفي أي جهة تحتاج للتدريب على أي نظام الكتروني من أنظمة الجامعة، لافتاً إلى أن مساعد نائب مدير الجامعة للخدمات الأكاديمية المساندة لنظم المعلومات والتعليم عن بعد الدكتور عمار الحسيني قام بتوفير ورش عمل التعريف بنظام أوفيس 365 للعاملين في جامعة الكويت طوال الفصول الدراسية لمن يرغب بالتعلم مما قدم خدمة مميزة لموظفي الجامعة.

مشروع حيوي
وافتتح ورشة العمل مساعد نائب مدير الجامعة للخدمات الأكاديمية المساندة لنظم المعلومات والتعليم عن بعد الدكتور عمار الحسيني حيث قال فيها أن التحول الرقمي من أهم التحديات التقنية التي تواجه المؤسسات، مشيراً إلى أن أنظمة إدارة المراسلات من أهم الأنظمة اللازمة لتطبيق التحول الرقمي على أرض الواقع وذلك بالاستغناء الكامل عن أوراق مستندات المراسلات داخل جامعة الكويت.

وبين د. الحسيني أن الهدف من هذا المشروع إلى إنهاء أي جانب بيروقراطي على جميع الأصعدة وتبسيط عملية المراسلات من خلال عدم استخدام الورق والمرفقات التي يعاني منها الجميع، مشيرا إلى أن الجميع مستعد لهذا المشروع ويدل على ذلك حضور الجميع وقبولهم الدعوة التي جاءت بشكل مفاجئ وعن طريق البريد الالكتروني وليس عن طريق مراسلات ورقية، موضحاً أن تنفيذ هذا المشروع سيكون على شكل مرحلي بالاستفادة من ملاحظات المطبقين له .

وأضاف د. الحسيني قائلاً: إننا نعمل جديا على تطبيق هذا النظام، خصوصا وإنه قد تم الانتهاء من إعداد الميزانية الخاصة لهذا المشروع، إضافة إي مناقشة الأفكار والمراحل التي سننطلق من خلالها، بالإضافة إلى الجهود الإدارية التي نسعى من خلالها من تحويل الأفكار إلى واقع.

وأوضح د. الحسيني أنه من خلال هذه الورشة نسعى إلى شرح مشروع هام لجامعة الكويت اذ يعتبر مشروع أنظمة إدارة المراسلات مشروعاً استراتيجياً يهدف إلى تغيير ثقافة العمل وتطبيق التحول الرقمي، مشيرا إلى أن الصعوبة لا تكمن بالتجربة ذاتها بل في اتخاذ القرار من الإدارة العليا ولهذا فقد حرصنا على دعم الإدارة العليا والأمانة العامة لهذا المشروع، إضافة إلى أن اقناع المستخدمين والحصول على مشاركتهم أمر مهم للغاية بالنسبة لنا.

وأضاف د. الحسيني إلى أن الهدف من عقد هذه الورشة الا ستماع إلى وجهات النظر لتطوير العمل والمشروع بشكل عام خصوصا وأن الجميع سيستخدم هذا المشروع ونحن قد تم رصد ميزانية له للسنة المالية القادمة حيث سيتم التنفيذ على شكل مرحلي بمشاركة الجميع.

وبدورها قامت مجموعة من الشركات بشرح مميزات أنظمتها التكنولوجية التي تستخدم لإدارة الدورة المسندية للمراسلات والتوقيع الالكتروني والتراسل الالكتروني.
تجربة فريدة
كما تحدث الأمين العام المساعد السابق لشؤون إدارة المرافق الدكتور آدم الملا عن تجربة فريدة تم تطبيقها في الجامعة في التراسل الإلكتروني بين الإدارات التابعة له باستخدام أحد أنظمة إدارة المراسلات.
وأوضح د. الملا أنه قد سهل التواصل بين الإدارات التابعة له خصوصًا وأنها مرافق متوزعة في عدة مواقع مما وفر الوقت والجهد، موضحاً أن هذا النظام التكنولوجي لم يتطلب خلفية تقنية للعاملين فهو برنامج سهل الاستخدام للجميع ويتم التراسل عن طريق البريد الإلكتروني، كما أن الكتب الرسمية يتم توقيعها الكترونيا فكان العمل ينجز بأقل وقت وبكفاءة عالية.
واختتم د. الحسيني في نهاية عمل الورشة بالتأكيد على أن تطبيق أنظمة تكنولوجية مميزة سيطور العمل في الجامعة وسيكسب الخبرة بالعمل الإلكتروني مع الوقت بالممارسة مما سينعكس بشكل ايجابي على كفاءة الموظفين العاملين في الجامعة.
كما تم فتح باب النقاش وكان هناك تفاعل إيجابي من الحضور وتم الرد على جميع استفسارات وتساؤلات المشاركين بالورشة، إضافة إلى أنه قد تم جمع جميع المقترحات والتصورات التي تقدم بها الحضور خلال الورشة.