وفد وزارة التعليم العالي في زيارة لإدارة الشؤون الإدارية في جامعة الكويت

         زار وفد من موظفي وموظفات وزارة التعليم العالي مقر إدارة الشؤون الإدارية- قسم الموارد البشرية في جامعة الكويت، وهدفت الزيارة الاطلاع على كيفية سير العمل والنظم المتبعة للاستفادة من الخبرات، وتطوير العمل لتفادي الأخطاء وإنشاء نظام لتطوير العمل، وقد تألف أعضاء الوفد من 5 موظفات من وزارة التعليم العالي في مجال الشئون الإدارية.

والتقى الوفد الزائر مع رؤساء أقسام إدارة الشؤون الإدارية بحضور الأمين العام المساعد للشؤون الإدارية المهندس يوسف أحمد المزروعي ومدير إدارة الشؤون الإدارية علي صادق الأستاذ ومراقب إدارة الشؤون الإدارية للخدمات المساندة والسجل العام السيدة أمينة البشر، ومراقب إدارة الشؤون الإدارية لشؤون الموظفين والتدقيق المالي السيدة حنان القرعاوي، ومراقب إدارة الشؤون الإدارية لشؤون اللجان والبحوث والمعلومات السيدة دلال الأحمد ورؤساء الأقسام الإدارية.

وتم تقديم عرض مرئي تضمن الهيكل التنظيمي لإدارة الشؤون الإدارية مع توضيح لمهام وأعمال الأقسام الإدارية والشعب التابعة لها، كما تم إعطاء نبذة تعريفية بأهم ما يقوم به كل قسم من مهام.

وبهذه المناسبة رحب الأمين العام المساعد للشؤون الإدارية المهندس يوسف المزروعي بالوفد، معربا عن سعادته بهذه الزيارة والمبادرة، ومؤكدا على أن أبواب الجامعة مفتوحة لاستقبال مثل هذه الزيارات والتعاون.

وأطلع م. المزروعي الوفد على الخطة والتوجه الذي تتبناه جامعة الكويت في مسيرتها نحو تحقيق رؤيتها، موضحا أن القطاع الإداري يعمل وفق خطة استراتيجية، وهذه الخطة الاستراتيجية وضعت في مرحلتها الأولى سنة 2015 – 2017 للقطاع الإداري تحديداً، وأفاد أن الخطة بمثابة خريطة وبوصلة لتحديد المسار.

كما أطلع م.المزروعي الوفد الزائر على الإجراءات الرديفة للتخطيط الاستراتيجي والتي تتمثل في أن جامعة الكويت تعمل وفق نظام الجودة الإدارية، والعمل على ضبط وضمان هذه الجودة، مشيراً إلى أن الوفد سيطلع على الإجراءات المتبعة في الشؤون الإدارية علاوة على إجراءات ميكنة العمل واستخدام التكنولوجيا في هذا المجال، مؤكدا على أن أهمية الجانب التكنولوجي كونه جانبا داعما لأي نظام إداري.

وفي كلمة له أعرب مدير إدارة الشؤون الإدارية علي الأستاذ عن اعتزازه بهذه الزيارة، آملاً تقديم الاستفادة المرجوة وأن نكون شركاء في التطور، وأن تكون تجاربنا في جامعة الكويت مثالاً لتطبيق نظام الجودة الإداري والميكنة وتقليل الحجم الورقي وإمكانية أن نقفز خطوات للأمام بمقارعة الجامعات العالمية، مشيراً  إلى ما لدى إدارة الشؤون الإدارية من تجارب وأيضا ما اطلعت عليه الإدارة من تجارب في الجهات المماثلة، متطلعاً أن تكون الإدارة  بمصاف الجامعات العالمية.

وأضاف الأستاذ أن الإدارة قد قفزت قفزات مشهودة في الفترة الأخيرة، مشيدا بجهود موظفي القطاع الإداري في هذه الإنجازات التي حققها القطاع، وذلك بفضل الروح الأخوية في جامعة الكويت والتعاون فيما بين مدراء الإدارات والتعامل الراقي الذي يميز جامعة الكويت ويسهم في الدفع بعجلة التطور إلى الامام.

وبدورها استعرضت مراقب إدارة الشؤون الإدارية لشؤون الموظفين والتدقيق المالي حنان القرعاوي الهيكل التنظيمي لإدارة الشؤون الإدارية والأقسام التابعة لها، موضحة أهم الأعمال المنوطة بكل قسم، وأهم اللوائح والنظم والتعاميم المعمول بها في جامعة الكويت.

 وذكرت أن من أهم اللوائح المتبعة في جامعة الكويت ميزانية الدرجات في آلية التقديم على الوظائف الإشرافية والتي أحدثت نقلة نوعية في حفظ حقوق الموظفين المتميزين استخدام الجامعة نظام G2G للمراسلات بين وزارات وهيئات الدولة المختلفة، وانجاز المعاملات بسرعة وسهولة، فضلاً عن اتاحته الفرصة للمتابعة من قبل الشؤون الإدارية لسير العمل في مراكز العمل المختلفة، كما قامت بشرح كيفية عمل نظام الخدمة الذاتية الاوراكل في جميع الأقسام الإدارية ودوره في خدمة الموظف وتحسن جودة العمل.

ومن جانبها شرحت المراقب دلال الأحمد الجانب التكنولوجي الخاص بقطاع الشؤون الإدارية، وماهية نظام الخدمة الذاتية ودوره، موضحة أنه منذ بداية تعيين الموظف يستطيع الموظف الدخول بنظام الخدمة الذاتية، والقيام بخدمة نفسه في تقديم الاجازات والاستئذانات والاطلاع على بياناته الشخصية والتتبع التاريخي لها، إضافة إلى تقديم الاجازات مثل الاجازة الاعتيادية والاجازة الطارئة واجازة الحج، مشيرة إلى أن الإدارة في صدد تنفيذ الاجازة الخاصة بدون راتب.

كما أوضحت الأحمد كيفية عمل نظام الخدمة الذاتية والمراحل التي يتم من خلالها اعتماد الإجراءات المختلفة، مبينة أن الإدارة بصدد تنفيذ استخراج شهادات لمن يهمه الأمر وشهادة الراتب وشهادة الاستمرارية خلال الأشهر القادمة.

وأضافت أن 90 % من القرارات تتم عن طريق النظام بمجرد ادخال الرقم الوظيفي واختيار نوع التقرير المطلوب طباعته, وأيضا تقييم الموظف يتم عن طريق نظام الاوراكل في الخدمة الذاتية، مشيرة إلى أن نظام الاوراكل نظام جاهز وكامل يحوي جميع بيانات الموظفين وتم تطويره بشكل كبير لخدمة الموظف.

وفي ختام الزيارة تقدم مدير الإدارة بالشكر الجزيل  للوفد الزائر على هذه الزيارة الميدانية التي توجت بتبادل الخبرات بين الجامعة ممثلة بإدارة الشؤون الإدارية ووزارة التعليم العالي ممثلة بالوفد،  وتم تقديم الهدايا التذكارية من جامعة الكويت للوفد الزائر.