فاطمة العميري لـ”أكاديميا”: إخلاء طرف الخريجين الكترونياً سهّل العملية على الطلبة

 

 

 

• تم تطبيق إخلاء الطرف عام 2014/2015 
•  إدارة الخريجين تساعد الطلبة على استكمال الدراسات العليا 

 

أكاديميا | (خاص) أجرت اللقاء: فاطمة الزيد

الطريقة التقليدية القديمة لعملية إخلاء الطرف بالجامعة كانت بحضور الطالب إلى عمادة القبول والتسجيل لأخذ استمارة التخرج من إدارة الخريجين، تطورت عملية إخلاء الطرف من يدوي إلى الكتروني، كما تقدمت مديرة الادارة بمقترح عمل إخلاء الطرف إلكترونياً حرصاً من الادارة على تسهيل الإجراءات على الطلبة، حيث أقامت “أكاديميا” بحوار مع مديرة إدارة الخريجين السيدة فاطمة العميري لمعرفة تفاصيل إجراءات إخلاء الطرف.

 

 

– حدثينا من أين جاءت فكرة إخلاء الطرف؟

جاءت الفكرة بسبب تزايد عدد الخريجين وصعوبة الإجراءات المتبعة لعمل إخلاء الطرف على الطالب المتوقع تخرجه خاصة في الفترة المتزامنة مع الامتحانات تشتت الطالب بين الإدارات المعنية لإخلاء الطرف من أماكن متعددة، ومن هنا جاءت فكرة مقترح إخلاء الطرف الكترونياً، وتقدمت بمقترح لعميد القبول والتسجيل الدكتور صبيح المخيزيم حينها وتم الاجتماع مع مركز نظم المعلومات لتنفيذ هذه الفكرة تحت إشراف الدكتور محمد هادي العميد المساعد للدراسات دعم القرار.

 

– ما الهدف من تطبيقه؟

 

الهدف من تطبيق إخلاء الطرف هو تسهيل العملية على الطالب لتوفير الوقت والجهد بالسابق الطالب أخذ استمارة التخرج ويذهب بها للجهات المطلوبة (مكتب رئيس القسم – المكتبة – إدارة الأمن والسلامة – ومكتب الإشراف الاجتماعي)، لكن بعد التطبيق الالكتروني قامت الادارة بمخاطبة الجهات المعنية وربطها بنظام الطالب تحت اسم (استمارة إخلاء الطرف).

 

– كيف يتم تقسيم الكليات أو آلية عمل الإدارة؟ 

 

أود أن أوضح بأن أعداد الخريجين بتزايد، حيث بلغ عدد خريجي عام ٢٠١٥-٢٠١٦ “٦٤٩٠” خريج وهذا سبب عبئ على الإدارة وموظفيها، فهناك كليات تخرج أكثر من الف طالب خلال الفصل الدراسي فيلزم أن يكون هناك أكثر من موظف لكلية واحدة، وتنفيذة خفف وسهل عملية إخلاء الطرف للطلبة المتوقع تخرجهم للإدارة دون عناء الطلبة لمراجعة العمادة وقلة مشاكل وشكاوي من الطلبة أو من الإدارات المعنية.

 

 

 

 

– ما هي الإجراءات التي يقوم بها الطالب لينهي إخلاء الطرف من جامعة الكويت؟

 

 

١- يدخل الطالب المتوقع تخرجة بنظام معلومات الطالب ويختار “إخلاء طرف الخريجين”.

 

 

٢- يدقق وضع الطالب إذا كان من المتوقع تخرجه بنهاية الفصل الحالي، ويتاح له الدخول لاستكمال المعاملة الكترونياً منذ منتصف الفصل الدراسي وإلى آخر يوم بالدراسة.

 

٣- تظهر على الشاشة بيانات الطالب الشخصية لإدخالها.

 

٤- يتاح للطالب (اختيارياً) إضافة أو تعديل بيانات البريد الالكتروني وأرقام الهواتف وتعديل الاسم باللغة الانجليزية حسب الجواز.

 

٥- يلزم الطالب بتحميل صورة شخصية حديثة وتدقق آلياً.

 

٦- على الطالب بتحميل الوثائق التالية حسب جنسيته.

 

– الكويتي: شهادة الجنسية + صفحة الهوية بالجواز.

 

– غير كويتي: البطاقة المدنية + صفحة الهوية بالجواز.

 

– غير محددي الجنسية: البطاقة الأمنية + صفحة الهوية بالجواز (إن وجد).

 

 

 

٧- يسأل الطالب (اختيارياً) إن كان يرغب بمساعدة الإدارة له في أي من المجالات التالية:

 

– العمل في القطاع الحكومي.

 

– العمل بالقطاع الخاص عن طريق إرسال أو توفير فرص بالعمل في حال طلبت إحدى الجهات أسماء الخريجين، وفي حال الموافقة يطلب منه تحديد رقم الهاتف لتتواصل معه الجهات المعنية.

 

٨- يسأل الطالب اختيارياً إذا رغب بوضع صورته من طبعات سجل الخريجين.

 

– استكمال الدراسات العليا، حيث وفرت إدارة الخريجين ببرنامج تأهيل الخريج والمتوقع تخرجة وتم إدراجه في موقع عمادة القبول والتسجيل تحت إدارة الخريجين، تقديم المعلومات التي تسهل التعرف على الفرص المتاحة لهم إذا ما كانت لديكم رغبة في الحصول على شهادة الماجستير والدكتوراه في مجال تخصصهم العلمي متمنين لهم دوام التقدم والنجاح.

 

‏http://kuweb.ku.edu.kw/DO/ar/Alumni/AlumniQualifying/index.htm

 

 

٩- تظهر للطالب حالة معاملته في كل من الإدارات التالية:

 

– إدارة المكتبات

– إدارة الامن والسلامة

– مكتب الاشراف الاجتماعي

– مكتب رئيس القسم التابعين له

– وأخيراً إدارة الخريجين

 

 

– كيف يعرف كل طالب الإدارة التي لم تخلي طرفه، أم الإدارة التي بها مشكلة؟ 

 

تكون هناك حالات لكل إدارة كالتالي:

 

– إدارة المكتبات: بانتظار تدقيق الإدارة “آلياً حال دخول الطالب وتحاط الإدارة به علماً”.

 

 

– يرجى من كل طالب إرجاع الكتب المستعارة من المكتبة، “ترصد من الإدارة ويبلغ بها الطالب عن طريق رسالة قصيرة تظهر على الشاشة ولا يتم إخلاء الطرف إلا إذا تم استرجاع ما لديه من كتب وبعدها يتم إخلاء الطرف”.

 

 

– مكتب رئيس القسم: بانتظار تدقيق القسم “آليا”، حيث يقوم مكتب رئيس القسم بتدقيق بيانات الطالب والعهد التي لدية ويبلغ الطالب برسالة أو عن طريق الإيميل الجامعي بأن تم إخلاء طرفة من قبل المكتب.

 

– مكتب الإشراف الاجتماعي: أيضاً يتم “آليا”، لكن هناك بعض الطلبة لديهم مديونيات لمكتب الإشراف الاجتماعي يتم مراجعتهم ومن ثم اعتماد إخلاء الطرف.

 

 

– إدارة الأمن والسلامة: يجب على الطالب مراجعة الأمن والسلامة لتسليم الهوية الجامعية ومن ثم تقوم الإدارة بإخلاء طرفه.

 

 

– إدارة الخريجين: تقوم إدارة الخريجين مراجعة اعتمادات الإدارات المعنية السابقة الذكر بتدقيق البيانات وفقاً للفئات الموجودة من كويتي وغير كويتي ومحددي الجنسية وتعديل أسماء الطلبة باللغتين العربية والانجليزية، اعتماد إخلاء الطرف النهائي، وبعد ذلك تصل رسالة للطلبة بإبلاغهم بموعد استلام شهاداتهم من قسم الاستقبال بعمادة القبول والتسجيل.

– كلمة أخيرة استاذة فاطمة العميري. 

 

أتقدم بالشكر لكل من ساهم بتفعيل ونجاح إخلاء الطرف الالكتروني من عميد القبول والتسجيل ومركز نظم المعلومات، وأيضاً جميع الإدارات التي تحرص دائماً على التواصل مع إدارة الخريجين من أجل إنجاز عملية إخلاء الطرف بالفترة المحددة، كما أتقدم بالشكر لموظفي إدارة الخريجين جميعاً على جهودهم وتحملهم المسؤولية رغم تفوق عدد خريجي الكليات على عدد الموظفات إلا أنهن يعملن بجد من أجل إنهاء العملية دون أي مشاكل.