إدارة الشئون الإدارية نظمت ورشة عمل خاصة بآلية تطبيق مشروع طلب الاستئذان وإدخال البصمة على نظام الخدمة الذاتية
د. الفارس: هذا المشروع يعتبر المشاريع الهامة في تطوير العمل الإداري بجامعة الكويتم.المزروعي: المشروع ما هو الا تحول إلى شمولية العمل الاداري وخطوة إلى اللاورقيةالأستاذ: جامعة الكويت ستتميز وفقا لسياساتها ورؤيتها بأن تكون سباقة في مثل هذه المشاريع الفريدة كتب محمد اكروفتصوير حسام محمديتحت رعاية وحضور أمين عام جامعة الكويت الدكتور محمد الفارس نظمت إدارة الشئون الإدارية ورشة عمل خاصة بآلية تطبيق مشروع طلب الاستئذان وإدخال البصمة على نظام الخدمة الذاتية (أوراكل)، وذلك بحضور الأمين العام المساعد للشئون الإدارية المهندس يوسف المزروعي والأمين العام المساعد لشئون إدارة المرافق د. آدم الملا، والأمين العام المساعد للشئون المالية عبد الله بورسلي، ومدراء الإدارات في قطاع الأمين العام المساعد لشئون إدارة المرافق وقطاع الشئون المالية.بداية أكد أمين عام الجامعة د. محمد الفارس على أن مشروع تطبيق طلب الاستئذان وإدخال البصمة على نظام الخدمة الذاتية (أوراكل)، يعتبر من المشاريع الهامة والحيوية في تطوير العمل الإداري بجامعة الكويت، ويحقق نقلة نوعية من العمل اليدوي إلى النظام الإلكتروني، مشيرا إلى سعي قطاع الأمانة العامة الدائم لخدمة موظفي الجامعة في مختلف مراكز العمل وتبسيط الإجراءات الإدارية والدورة المستندية.كما أكد د. الفارس سعي الأمانة العامة لتطبيق العديد من المشاريع الجبارة في المستقبل ومنها هذا المشروع الذي سيساعد الموظف على إجراء الاستئذان من أي مكان مما سيساهم في القضاء على العديد من المعوقات التي تواجهنا الآن ومنها إثبات البصمة، معربا عن سعادته للجهود المبذولة من قبل إدارة الشؤون الادارية في تحويل عملية الميكنة الإدارية في العديد من الملفات الإدارية.وأضاف د. الفارس أن لقاء اليوم هو لعرض آلية تنظيم الاستئذان وطريقة تطبيقها على مدراء قطاعي الأمناء المساعدين للشؤون المالية والمرافق، والتعرف على بعض الملاحظات التي قد تثار خلال تطبيقها، موضحا أن هذه الورشة قد عرضت في المرحلة الأولى على مدراء قطاع الأمين العام المساعد للشؤون الادارية. ومن جهته أكد الأمين العام المساعد للشؤون الإدارية المهندس يوسف المزروعي أن هذا المشروع ما هو إلا تحول إلى شمولية العمل الإداري في القطاع وهو خطوة إلى اللاورقية، مشيرا إلى أن هذا هو التوجه العام للأمانة العامة، مثنيا على دور أمين عام الجامعة وجهوده الواضحة ودعمه لهذا المشروع عن طريق مساعدته لقطاع الأمين العام للشؤون الإدارية وتنسيقه مع إدارة نظم المعلومات بالجامعة.وأشار م.المزروعي إلى أن هذا الإجراء قلل من استخدام الأوراق في العمل الإداري اليومي واختصر المدة الزمنية وقلل الجهد الملقى على عاتق مراكز العمل وإدارة الشؤون الادارية في تنفيذ هذا الإجراء، متمنيا تطبيقه على جميع الجهات في الجامعة خلال المراحل المقبلة.وأوضح أن هذه هي المرحلة الثانية من المشروع، حيث كان تطبيق هذا المشروع في مرحلته الأولى على الإدارات التابعة لقطاع الأمين العام المساعد للشؤون الإدارية، وقد كانت النتيجة ناجحة وبامتياز، موضحا أنه من الآن لغاية شهر نوفمبر سيتم تطبيق هذا المشروع على جميع قطاعات الأمانة العامة. ورحب م.المزروعي بأي اقتراحات تخدم هذا المشروع من قبل جميع الجهات المناط بها تطبيق هذا المشروع، مبيناً أنه سيكون هناك مراحل لتطوير هذا المشروع بشكل تدريجي مستقبلا. وبدوره بين مدير إدارة الشؤون الإدارية علي الأستاذ أن هذا المشروع هو أحد أهم المشاريع الفريدة والمتميزة على مستوى الوزارات والمؤسسات والهيئات العامة والحكومية بالدولة، وجامعة الكويت ستتميز وفقا لسياساتها ورؤيتها بأن تكون سباقة في مثل هذه المشاريع الفريدة.وأضاف الأستاذ أن مشروع تنظيم آلية تطبيق طلب الاستئذان وإدخال البصمة على نظام الخدمة الذاتية عبارة عن قيام الموظف بإدخال الاستئذان أو إثبات البصمة عن طريق نظام الخدمة الذاتية ثم اعتماد قبول الاستئذان أو إثبات البصمة بالنظام عن طريق المسئول المباشر والمسئول التالي مما يسهل من آلية اعتماده، كما سيكون هناك اثبات لدى الأمانة العامة في حال قيام الموظف بتجاوز المدة في تقديمه أو تقديمه قبل انتهاء المدة.وأوضح أن الموظف المعني هو الذي سيقوم بإدخال استئذانه بنفسه وفقا للمدة الزمنية المحددة بالتعاميم المنظمة لذلك، مؤكدا أن من أهم الأهداف المرجوة لهذا المشروع هو المحافظة على حقوق الموظفين وتقليص الدورة المستندية، وميكنة العمل الإداري من النظام الورقي إلى النظام الآلي وسهولة اثبات تواريخ المدة على النظام والاعتمادات مبنية على مصداقية الاثبات ووجود دليل في حالة تقديم شكاوى أو منازعات داخل مركز العمل.وأشار الأستاذ إلى أن المشروع سيساهم في سهولة استخراج التقارير المطلوبة للاطلاع عليها ودراسة الحالات المطلوبة من قبل الأمانة العامة ومراكز العمل، كما أن الموظف لن يحتاج إلى أن يتواجد في رأس عمله لاستخدام الأوراق المخصصة للمركز وبإمكانه إدخال تلك الطلبات قبل موعد الاستئذان.وأضاف الاستاذ أن المشروع سيسهل من إجراءات اعتمادات الاستئذان من قبل المسئولين سواء على رأس عملهم أو خارج مركز عملهم، كما سيساهم المشروع في انتفاء الحاجة إلى حفظ الأوراق التي كانت ترد سابقا من مراكز العمل لإدارة الشئون الإدارية مما يقلل إجراءات الدورة المستندية في الأرشفة وسيكون الدور الرئيسي في إدارة الشئون الإدارية هو المتابعة والإشراف على حسن سير العمل بدلا مما كان معمولا به سابقا بإدخال جميع البيانات.
