الذكاء الاصطناعي وأعمال السكرتارية..بقلم:أ. سعود العتيبي
الذكاء الاصطناعي وأعمال السكرتارية
يُصبح الذكاء الاصطناعي حجر الزاوية في إدارة المكاتب. فقدرته على أداء المهام المتكررة بسرعة ودقة تغير طريقة إدارة العمل الإداري تمكن تقنيات الذكاء الاصطناعي، مثل التعلم الآلى ومعالجة اللغات الطبيعية وأتمتة العمليات الروبوتية، السكرتارية من تفويض المهام الروتينية إلى أنظمة ذكية ومن أكثر أدوات الذكاء الاصطناعى شيوعًا التي يستخدمها السكرتارية حاليا المساعدون الافتراضيون لجدولة الاجتماعات وإرسال التذكارات التي تدير برامج الجدولة الآلية، وعملية أتممه مثل المواعيد دون تدخل عملية حفظ المستندات وتوقيعها وارسالها بدون تدخل بشري. هذه الأدوات التي تعتمد على الذكاء الاصطناعى لا تغنى عن السكرتيرات، بل تكمل مهاراتهن، مما يتيح لهن التركيز على مهام أكثر استراتيجية وذات قيمة مضافة.
الفوائد الرئيسية للذكاء الاصطناعي في أدوار السكرتارية
يحقق دمج الذكاء الاصطناعي في أدوار السكرتارية فوائد جمة، مما يعزز الإنتاجية والدقة. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية
– تحسينات الكفاءة
يتميز الذكاء الاصطناعي بأتمتة المهام التي تستغرق وقتاً طويلاً، مثل إدارة رسائل البريد الإلكتروني، وجدولة الاجتماعات، وتنظيم البيانات. مع أنظمة الجدولة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، لم يعد على السكرتيرات تنسيق التقويمات يدويًا أو إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة للمتابعة. تتيح هذه الأتمتة للسكرتيرات التركيز على مسؤوليات أكثر أهمية تتطلب فهما بشريا وقرارات عملية ..
– تقليل الأخطاء
يعد الخطأ البشري جزءًا لا مفر منه من المهام اليدوية، لكن دقة الذكاء الاصطناعى تخفف من هذا الخطر. تستطيع أنظمة الذكاء الاصطناعي معالجة كميات كبيرة من البيانات بدقة متسقة، مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء في مهام مثل التتبع المالي، وحفظ المستندات، وتواصل العملاء. وهذا يضمن عمليات أكثر سلاسة ومراقبة جودة أفضل في العمليات الإدارية…
– تحسين عملية اتخاذ القرار
يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل مجموعات البيانات الكبيرة بسرعة وكفاءة مما يوفر للسكرتيرات رؤى عملية، سواء كان الأمر يتعلق بفهم أنماط إنتاجية الموظفين أو التنبؤ بتضارب المواعيد، تمكن أدوات الذكاء الاصطناعي السكرتيرات من اتخاذ قرارات مدروسة بناءً على البيانات على سبيل المثال يمكن للتحليلات التنبؤية أن تساعد السكرتيرات على تحديد المشكلات المحتملة قبل ظهورها، مما يمكن من إيجاد حلول استباقية…
– تبسيط التواصل والتعاون
لا تقتصر أدوات الذكاء الاصطناعى على إدارة المهام فحسب، بل تحدث أيضًا تحولا في كيفية حدوث التواصل والتعاون في مكان العمل أصبحبإمكان السكرتيرات الآن استخدام منصات مدعومة بالذكاء الاصطناعي الإدارة قنوات اتصال متعددة بسلاسة، على سبيل المثال، تستطيع روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي التعامل مع استفسارات العملاء الأولية، وتصفية الطلبات الروتينية قبل إحالة المشكلات المعقدة إلى الموظفين ويساعد هذا السكرتيرات على الحفاظ على تواصل فعال مع مختلف الجهات.
أ. سعود العتيبي
المعهد العالي للخدمات الادارية
