الشؤون الإدارية نظمت ورشة عمل تطبيق مشروع طلب الاستئذان وإدخال البصمة على نظام الخدمة الذاتية
- يوسف المزروعي: المشروع نقلة نوعية من العمل اليدوي إلى النظام الإلكتروني
- •الأستاذ: الجامعة سباقة في مثل هذه المشاريع الفريدة.
كتب: غنام الغنام
تصوير بنز سيمون:
نظمت إدارة الشؤون الإدارية بجامعة الكويت ورشة عمل خاصة بآلية تطبيق مشروع طلب الاستئذان وإدخال البصمة على نظام الخدمة الذاتية (أوراكل) وذلك بحضور الأمين العام المساعد للشؤون الإدارية م. يوسف المزروعي ومدير إدارة الشؤون الإدارية علي الأستاذ ومراقب إدارة الشؤون الإدارية للخدمات المساندة والسجل العام أمينة البشر ومدراء الإدارات في الكليات.
بداية أكد الأمين العام المساعد للشؤون الإدارية م. يوسف المزروعي أن مشروع تطبيق طلب الاستئذان وإدخال البصمة على نظام الخدمة الذاتية يعتبر من المشاريع الحيوية في تطوير العمل الإداري بجامعة الكويت، ويحقق نقلة نوعية من العمل اليدوي إلى النظام الإلكتروني، مشيرا إلى سعي قطاع الأمانة العامة الدائم لخدمة موظفي الجامعة في مختلف مراكز العمل وتبسيط الإجراءات الإدارية والدورة المستندية.
وأضاف م. المزروعي أننا نريد من خلال هذه الورشة عرض آلية تنظيم الاستئذان وطريقة تطبيقها على العاملين في مختلف الكليات في الجامعة من خلال تواجد المدراء الإداريين، إضافة إلى التعرف على بعض الملاحظات ما بعد التطبيق.
وأشار إلى أن هذا الإجراء قد قلل من استخدام الأوراق في العمل الإداري اليومي واختصر المدة الزمنية وقلل الجهد الملقى على عاتق مراكز العمل وإدارة الشؤون الادارية في تنفيذ هذا الإجراء.
وأوضح م. المزروعي انه تم تطبيق النظام على عدة مراحل منها التطبيق على الإدارات التابعة لقطاع الأمين العام المساعد للشؤون الإدارية ومن ثم على الإدارات التي تقع تحت نطاق الأمانة العامة بشكل عام إضافة إلى مكاتب نواب مدير الجامعة حيث كانت النتيجة ناجحة، مؤكدا أنه سيتم استقبال جميع المقترحات والملاحظات من أجل تطوير هذا المشروع.
وبدوره بين مدير إدارة الشؤون الإدارية علي الأستاذ أن هذا المشروع هو أحد أهم المشاريع الفريدة التي تفتخر بها جامعة الكويت والتي تعتبر متميزة وسباقة على مستوى الوزارات والمؤسسات والهيئات العامة والحكومية بالدولة.
وأضاف الأستاذ أن مشروع تنظيم آلية تطبيق طلب الاستئذان وإدخال البصمة على نظام الخدمة الذاتية هو عبارة عن قيام الموظف بإدخال الاستئذان أو إثبات البصمة عن طريق نظام الخدمة الذاتية ثم اعتماد قبول الاستئذان أو إثبات البصمة بالنظام عن طريق المسئول المباشر والمسئول التالي مما يسهل من آلية اعتماده.
وأوضح الأستاذ أنه سيكون هناك اثبات لدى الأمانة العامة في حال قيام الموظف بتجاوز المدة في تقديمه أو تقديمه قبل انتهاء المدة، مضيفا أن الموظف المعني هو الذي سيقوم بإدخال استئذانه بنفسه وفقا للمدة الزمنية المحددة بالتعاميم المنظمة لذلك.
وأكد أن من أهم الأهداف المرجوة لهذا المشروع هو المحافظة على حقوق الموظفين وتقليص الدورة المستندية، وميكنة العمل الإداري من النظام الورقي إلى النظام الآلي وسهولة اثبات تواريخ المدة على النظام والاعتمادات مبنية على مصداقية الاثبات ووجود دليل في حالة تقديم شكاوي أو منازعات داخل مركز العمل.
وأشار الأستاذ أن المشروع سيساهم في سهولة استخراج التقارير المطلوبة للاطلاع عليها ودراسة الحالات المطلوبة من قبل الأمانة العامة ومراكز العمل، كما أن الموظف لن يحتاج إلى أن يتواجد في رأس عمله لاستخدام الأوراق المخصصة للمركز وبإمكانه إدخال تلك الطلبات قبل موعد الاستئذان.
وأضاف الاستاذ أن المشروع سيسهل من إجراءات اعتمادات الاستئذان من قبل المسئولين سواء على رأس عملهم أو خارج مركز عملهم، كما سيساهم المشروع في انتفاء الحاجة إلى حفظ الأوراق التي كانت ترد سابقا من مراكز العمل لإدارة الشؤون الإدارية مما يقلل إجراءات الدورة المستندية في الأرشفة وسيكون الدور الرئيسي في إدارة الشؤون الإدارية هو المتابعة والإشراف على حسن سير العمل بدلا مما كان معمولا به سابقا بإدخال جميع البيانات.
