أ. خالد الرشيدي يكتب: ادارة المكاتب والسكرتارية الحديثة

يمارس كثير من مديري المكاتب في الأجهزة الحكومية دوراً مهماً في العملية الإدارية بشكل عام وإدارة المكاتب بشكل خاص، وقد حرصت بعض الجامعات والمعاهد المتخصصة في قطاعات العامة وإدارة الأعمال. وعلى الادارة إبراز الدور القيادي لمدير المكتب لا على أساس أنه سكرتير يدير أعمال رئيسه فحسب، بل على أساس أنه مشرف على مجموعة من العاملين يتفاعلون معاً لخدمة مكتب متكامل يديره رئيس له.ويعتقد بعض المختصين في علم الإدارة المكتبية أو إدارة المكاتب ، أن مديري المكاتب في الأجهزة الحكومية في دول العالم الثالث لا يؤدون المهام المناطة بهم على الشكل المطلوب ، أن الواقع الإداري في الأجهزة الحكومية لم يفهم الطبيعة الفنية لأداء هذه الوظيفة ، بالإضافة إلى الطبيعة الاجتماعية المتوارثة التي تحكم كثيراً من التصرفات الإدارية في بيئة العالم الثالث ، بسبب عدم وجود ثقافة إدارية مهنية واضحة ونقص الخبرة والتجربة ، والمؤهلات العلمية ، وعدم وضوح مهام الوظيفة.وقد نشرت بعض الدراسات عن هذا الموضوع ، وأشار الكثير منها إلى أن مدير المكتب الناجح هو الذي يقوم بأداء ما لا يقل عن 75% من العمل اليومي لرئيسه ، وتتمثل هذه النسبة العالية من المهام في القيام بأداء المهام اليومية والعادية (الروتينية) ، والتي تتزايد كلما زادت المسؤوليات والصلاحيات لهذا الرئيس. بينما تتمثل النسبة الباقية من الأعمال وهي 25% في قيام الرئيس بأعباء رئيسة تتطلب وجود رأيه مثل:

التخطيط ، والتوجيه ، ووضع السياسات وغيرها.ويجب على مدير المكتب أن يتمتع بصفات إدارية وشخصية متميزة ، كي تساعده في أداء مهامه ، فبالإضافة إلى أهمية حصوله على المؤهل العلمي المناسب ، وإلمامه بالأنظمة واللوائح والتنظيمات الإدارية لأنظمة الخدمة المدنية – إذا كان مدنياً – وكذلك الأنظمة الخاصة بالجهاز الإداري التابع له، فإن عليه الحصول على معلومات واسعة عن مهام وظيفته ، وكيفية التعامل معها من خلال ما تتطلبه الوظيفة من واجبات ومسؤوليات ،  بالإضافة إلى مهارة السيطرة والتحكم وتوزيع العمل داخل المكتب ، وممارسة عناصر العملية الإدارية كالتخطيط والإشراف والمتابعة.

إن من أهم وأبسط المهام التي يجب أن يزاولها مدير المكتب هي الإشراف على سير العمل والعاملين والتخطيط له، وتنظيم المعاملات والقدرة على استرجاعها، وتنظيم أوقات الرئيس في مكتبه وخارجه، وترتيب الزيارات والمقابلات، واحترام الوقت والآخرين، والتعامل الإيجابي في بيئة العمل، والإخلاص والتفاني والإبداع، والحفاظ على خصوصيات وأسرار رئيسه، وإدخال التقنية المساعدة لإجراءات العمل، والحرص على إدخال القوى العاملة النشيطة ولعل البعض يتساءل عن الفروقات بين وظائف مدير عام المكتب مدير المكتب والسكرتير. والجواب عن ذلك يكمن في التصنيف الوظيفي الذي وضع لهذه الوظيفة نتيجة لارتباطها بوظيفة المسؤول عنها، فقد يكون المسؤول مديراً، وقد يكون مديراً عاماً، وقد يكون وكيلاً مساعداً، وقد يكون وكيلاً، وقد يكون وزيراً… وهكذا، فلكل من هذه الوظائف ما يميزها عن غيرها من حيث النسبة الإشرافيه والقوة في الصلاحيات المرتبطة بالمسؤوليات. وقد حددت أنظمة الخدمة المدنية تسلسل هذه الوظائف، وعادة ما ترتبط وظيفة مدير المكتب بالوظيفة داخل الهيكل الإداري دون الارتباط بالمسؤول، بينما ترتبط وظيفة السكرتير – أو السكرتير الخاص – في شخص المسؤول باعتباره أكثر التصاقاً بأعماله الخاصة والعامة. إلا أن بعض المسؤولين – في بعض الدول المتقدمة إدارياً – عند انتقالهم من مكان إلى مكان آخر يقومون بنقل فريق العمل بالمكتب كاملاً كي لا يستغرق وقتاً طويلاً في فهم الطبيعة الخاصة للتعامل بينهم وبين العاملين الجدد مع الأفكار والتوجهات الإدارية التي يؤمنون بها

أ . خالد الرشيدي

المعهد العالي للخدمات الإدارية