أ. سميره عبدالوهاب كنيمش تكتب :بعض مشاكل الاجتماعات؟
تتمثل المشكلات التي تواجه قائد (أو رئيس) الاجتماع في نوعين:
النوع الأول: وجود بعض الأعضاء الذين يتحدثون كثيراً ويمنعون الآخرين من المشاركة.
النوع الثاني: أعضاء لا يتحدثون إطلاقاً، ولا يشاركون بآرائهم.
وفيما يلي بعض النصائح التي نقدمها لك كرئيس للاجتماع للتعامل مع هؤلاء المشاركين.
أولاً: كيفية التعامل مع الأعضاء الذين يتحدثون كثيراً:
(1) التعامل مع محب الظهور:
– ولكي تتعامل مع محب الظهور اتبع ما يلي:
1- اسأل الشخص محب الظهور سؤالاً صعباً لكي توقفه عن الحديث، وحاول أن تأخذ الحاضرين في صفك، ولكن خطورة هذه الإستراتيجية أنه يمكن أن يقوم محب الظهور بالإجابة على السؤال، وتوجيه سؤال إليك قد لا تستطيع إجابته.
2- قاطعه، ولخص ما يقوله، واسأل أحد الحاضرين سؤالاً آخر لكي تغير مجرى الحديث.
(2) التعامل مع المنقذ:
الشخص المنقذ هو الشخص سريع الاستجابة والمفيد للجماعة ومعاون لها، وهو يعرف الإجابات الصحيحة لجميع الأسئلة، ولكنه عندما يقوم بتقديم مساعدته فإنه يتعمد أن يحي جميع الأعضاء جانباً حتى لا يشاركوا بفاعلية، ولكي يبرز مهارته للجميع، وهو في سلوكه هذا يقترب من سلوك “محب الظهور”.
وعند التعامل مع شخص من هذا الطراز اتبع ما يلي:
1- قاطعة في الحديث في الوقت الملائم والق عليه الأسئلة التي يحتاج الآخرون الإجابة عنها.
2- اجعله يشعر أن هناك بعض الأشخاص الذين يريدون المشاركة وتقديم أفكاراً جيدة مثل أفكاره.
(3) التعامل مع الثرثار
على رئيس الاجتماع اتباع ما يلي للتعامل مع هذا الشخص:
1-عندما يتوقف ليلتقط أنفاسه، سارع بأن تشكره، وأعد صياغة أحد الجمل التي قالها واجعلها ذات صلة بالموضوع، وارجع بالأعضاء إلى الموضوع الأصلي من خلال بعض الأمثلة.
2- قاطعة ووجه سؤالاً لشخص غيره.
3- تحدث عن مساهمته ووجه كلامك إلى الأعضاء واسألهم إن كان أحد منهم يود التعقيب على كلامه.
4- التعامل مع المعارض دائماً
1- اجعله يجلس في مواجهتك، فهذا يجعلك أكثر قدرة على السيطرة على إثارته للمشاكل وحدوث أي خلاف أو شجار بينه وبين أحد الأعضاء الآخرين.
2- تجاهله، أو تظاهر بأنك لا تفهم وجهة نظره في الاعتراض على الأفكار التي تعرض أثناء الاجتماع فهذا يجعله يستسلم، ولكن هناك خطورة أن يجعله أكثر تصميماً على المعارضة.
3- تحدث معه على انفراد، وابلغه بملاحظاتك عن سلوكه غير المرغوب فيه، واسأله عن المشكلات التي تواجهه لكي تساهم فيحلها معه.
(5) التعامل مع المتحدثين جانباً
يميل بعض الأعضاء إلى عقد حوارات أثناء الاجتماع مع بعض الأعضاء الآخرين، وهذا يمثل حوارات جانبية أو هامشية تفسد الاجتماع الأساسي، وعلى رئيس الاجتماع أن يتعامل مع مثل هؤلاء الأعضاء بأحد الإستراتيجيات التالية:
1- أوقف الحوار في الاجتماع الأساسي، حتى يبرز لجميع الحاضرين تلك الحوارات الجانبية غير المرغوبة وانظر إليهم نظرة غضب تجعلهم يشعرون بأن سلوكهم هذا غير مرغوب فيه.
2- تعمد إحراج المتحدثين جانباً، وذلك بأن توجه إلى أحدهم سؤالاً لن يتمكن من إجابته لأنه مشغول بالحوار الجانبي، وهذا الموقف سيجعله يشعر بالحرج مما يدفعه لأن يركز في الاجتماع ويترك الحوار جانباً.
(6) التعامل مع المشتكي (كثير الشكوى)
هناك بعض الأفراد كثيرو الشكوى، ودائماً ما يوجهون اللوم إلى المجموعة على أشياء أو ظواهر ليست في مقدورهم أو تحت سيطرتهم كأسلوب الإدارة، وسياسات الشركة، والظروف الاقتصادية وغيرها، ودائماً ما يقولون “وما الفائدة من ذلك” وهم بذلك يحبطون المجموعة كلها.
وإذا صادفت شخصاً كثير الشكوى فيمكنك اتباع النصائح التالية في التعامل معه.
1- الفت نظره إلى أن هذه الأشياء ليست من اختصاص الاجتماع، وأن هذه المجموعة تعمل تحت الظروف المتاحة ولها هدف تسعى إلى تحقيقه بأقصى جهد تستطيعه.
2- اسأل الفرد مباشرة عن حل للمشكلة التي يثيرها، وبالطبع لن يجد الحل، وفي هذه الحالة ألفت نظره إلى أنه لا يجب أن تستلم المجموعة لعدم وجود حل، وأنه ينبغي أن تعمل تحت الظروف الحالية وبهذا تجعل المجموعة تعود إلى الموضوع الأصلي الذي من أجله عقد الاجتماع.
3- قاطع المشتكي ووجه المجموعة مرة ثانية إلى الموضوع الأصلي.
(8) التعامل مع الصامت (قليل الكلام)
يفتقر الشخص الصامت أو قليل الكلام إلى مهارات الاتصال الشفهي، وعندما يتكلم يكون صوته منخفضاً وغير واضح، وهو بذلك لا يستطيع عرض أفكاره، وإقناع الآخرين بها، حتى ولو كانت تلك الأفكار جيدة.
وللتعامل مع شخص من هذا النوع إتباع ما يلي:
1- ساعد هذا الشخص على عرض أفكاره وذلك بأن تكرر ما قاله فمثلاً “وبمعنى آخر فغنك تقصد كذا…” أو “تقترح كذا..”
2- اعد تكرار كل فكرة يطرحها أو تعليق يعلقه لكي يتمكن كل الأفراد من سماعه.
3- اسأل الفرد بأن يعيد تكرار ما قاله بصوت عال وفي موجهة الجميع، على أن لا يكون ذلك سبباً في شعوره بالإحراج.
4- تجاه لأفكاره وتعليقاته، فربما يكون ذلك دافعاً له لكي يتكلم بصوت عال.
(9) التعامل مع النزاعات الشخصية
قد يكون بالاجتماع بعض الأفراد الذين بينهم صراعات أو خلافات شخصية، وبالتالي فإن كل فرد سيحاول هدم أفكار وآراء الطرف الثاني، وقد تبدو هذه الخلافات على السطح اثناء الاجتماع وتحدث بينهما مشادة، وللتعامل مع هذا الموقف اتبع ما يلي:
1- وجه سؤالاً إلى أحد أطراف النزاع، فهذا يقطع نزاعهم، ويجعل هذا الطرف ينتبه إليك، وبالتالي فإن الطرف الثاني سوف يحاول أن يندمج مع المجموعة.
2- لخص تعليقات كل طرف، واعرضها على المجموعة حتى ينتبه كل فرد إلى ما تقول وانتقل إلى الموضوع الثاني للاجتماع.
3-اجعل الشخصين المتنازعين يجلسان في مكانين متفرقين بحيث لا يرى كل منهما الآخر.
4-قاطع المشادات بينهم، ووجه السؤال إلى طرف ثالث لجذب انتباههما إليه.
ثانياً: التعامل مع الأعضاء الذين لا يتحدثون
(1) التعامل مع غير المهتم
هناك بعض الأفراد الذين لا يهتمون بالاجتماع أو بالموضوع أو الأعضاء، وغالباً ما يقوم هؤلاء الأعضاء بالانشغال بأي شيء آخر أثناء الاجتماع، كالنظر من النافذة، أو قراءة كتاب، أو كتابة بعض الملاحظات غير المتعلقة بالاجتماع، ولمثل هؤلاء الأفراد اتبع ما يلي:
1- وجه إليه سؤالاً عن خبرته بالموضوع الذي يتم مناقشته، وتعمد أن تختار سؤالاً يستطيع الإجابة عليه وإلا ازداد الموقف تعقيداً، وازداد الفرد تحرجاً.
2- اسند إليه أحد المهام التي تجعله مندمجاً في الاجتماع، مثل تجميع بعض المعلومات المتعلقة بموضوع الاجتماع، أو تسجيل بعض الآراء والملاحظات.
3- تجنب أن تكلفه بأحد المهام الحيوية الهامة للمجموعة، لأنه من الممكن أن تكون استجابته غير فعالة.
(2) التعامل مع المستمع (الذي يستمع فقط دون أن يتحدث)
هذا النوع من الأعضاء يفضل أن يكون مستمعاً على أن يكون متحدثاً، وهو لا يشارك بأفكاره وآرائه وإنما يمكن أن يؤيد الأفكار والآراء التي تطرح من خلال إيماءات برأسه تدل على موافقته، أو من خلال أي علامات أخرى، لكنه لا يشارك بالفعل في المناقشة.
ولكي تحرك مثل هذا النوع اتبع ما يلي:
1- عندما يبدي هذا الشخص رأيه بأسلوب غير شفهي (سواء كان بالموافقة أو غير الموافقة)، عندئذ اجعله يعبر عن رأيه شفاهه أمام الجميع، وشجعه على التحدث والمشاركة.
2- وجه إليه بعض الأسئلة التي تجبره على التحدث للرد على أسئلتك.
3- إذا كنت تعلم شيئاً عن قدراته وخبراته، فحاول أن توجه الحديث إلى ذلك المجال الذي تستطيع ان تسأله عن رايه في الموضوع استناداً على ما لديه من خبرة في الموضوع، لكي يستطيع التحدث.
(3) التعامل مع الخجول
الشخص الخجول يبدو صامتاً معظم الوقت، وفي بعض الأوقات يهم بالحديث، ولكن عندما يبدأ شخص آخر في الحديث فإنه يصمت ولا يتكلم.
وللتعامل مع شخص من هذا النوع إتباع الآتي:
1- وجه إليه بعض الأسئلة (مع مراعاة أن تكون في حدود قدراته ويستطيع الإجابة عليه).
2- اسأله عن رأيه في الموضوع، ومدى موافقته على ما يعبر من آراء، فهذا يشجعه على الحديث والاندماج في الموضوع.
3- عندما يهم هذا الشخص بالتحدث اعطه الفرصة لكي يتحدث حتى لو كان ذلك على حساب مقاطعة من يتحدث.
4- اسند إليه بعض المهام والمسؤوليات الخاصة.
(4) التعامل مع الخائف
هناك بعض الأشخاص الذين يخشون من التحدث أمام الأعضاء، وذلك تخوفاً من فشلهم في عرض افكارهم، أو تخوفاً من اعتراض البعض، وعدم موافقتهم على آرائهم، أو تخوفاً من أن ينظر غليهم باقي الأعضاء على أنهم أغبياء.
وهذا النوع من الأفراد ينبغي حثه على التحدث من خلال:
1- اسأله سؤالاً يستطيع الإجابة عليه، وعندما يجيب قم بالثناء على إجابته وامدحها.
2- ارجع إليه دائماً لمعرفة رأيه في الأفكار التي تعرض ومدى موافقته أو عدم موافقته عليها.
3- قم بحمايته إذا تعرض للهجوم من أحد الأفراد، وساند رأيه، بغض النظر عن شعورك الحقيقي ناحيته.
4- اجعله يجلس في مواجهتك، لكي يكون التفاعل بينكما مستمراً وله انعكاسات طيبة عليه.
أ. سميره عبدالوهاب كنيمش
قسم الادارة المكتبية
المعهد العالي للخدمات الإدارية
