الأمانة العامة تعرض التقرير المرحلي الخاص بتطبيق نظام الجودة الإداري (الأيزو ٩٠٠١-٢٠١٥ ( لقطاع الأمين العام المساعد للشئون المالية

       تحت رعاية وحضور أمين عام جامعة الكويت الدكتور محمد الفارس والأمين العام المساعد للشئون المالية السيد عبدالله بورسلي والأمين العام المساعد لشئون إدارة المرافق  الدكتور آدم الملا ومدراء ومراقبي الإدارات التابعة للقطاع المالي (إدارة الشئون المالية – إدارة المشتريات – إدارة شئون التخزي – إدارة التأثيث والاسكان – إدارة التغذية) وفريق العمل الخاص بالمشروع، أقامت الأمانة العامة فعالية خاصة بتقديم عرض مرئي للتقرير المرحلي للمرحله الأولى من مشروع تطبيق متطلبات مواصفة الأيزو ٩٠٠١:٢٠١٥ بعد نجاح تجربتها السابقة في قطاع الأمين العام لشئون المرافق وذلك يوم الخميس ٢٤ نوفمبر الجاري في قاعة اجتماعات الأمين العام بالحرم الجامعي بالخالدية،

وبهذه المناسبة أعرب الأمين العام د.محمد الفارس عن سعادته بلقاء فريق الجودة والموظفين العاملين في قطاع مؤكدا أهمية الآيزو كأداة لتحسين جودة العمل من خلال تحديد نقاط الضعف وإصلاحها و تحديد نقاط القوة و تعريزها بالإضافة أنها أداة لقياس وتقييم الأداء وتوثيق العمل.

وبين د. الفارس أهمية إدخال التكنولوجيا في تطوير العمل المؤسسي وسرعة انجاز العمل، وكشف عن رؤيته في إنشاء مركز خاص في خدمة العملاء لجامعة الكويت كخطوة نحو تحسين تقديم الخدمة لمرتادي  جامعة الكويت ومنتسبيها، داعياً إلى التفكير خارج الصندوق في حل المشكلات التي تعترض طريق تطوير العمل وتحسين جودة الأداء.

وأوضح أن الإدارة الجامعية تدعم المشاريع التي تسهم في تطوير العمل ورفع جودة الأداء،وتقدم بالشكر لفريق عمل الجودة الإداري وموظفي قطاع الأمانة العامة متمنيا المزيد من النجاح و التوفيق.

ومن جانبه أعرب الأمين العام للشئون المالية عبدالله بورسلي عن سعادته في وجود انسجام ما بين أقطاب الجامعة مما يسهم في  إنجاح عملية التطوير المؤسسي وتحسين جودة الأداء، معرباً عن شكره لكل الموظفين لأدائهم عملهم والجهد والإخلاص في العمل في ظل وجود التحديات مؤكدا على كون التحديات حافز لتقديم الأفضل،

وأكد بورسلي على أهمية توزيع المهام بين العمل الروتيني والتجهيز للحصول الآيزو  من قبل المدراء لرصد الواقع والعمل على الخطة  الاستراتيجية التي  تبدأ في 2018-2022 وهي مكملة لخطة 2013-2017  بالإضافة إلى ميكنة العمل باستغلال الإمكانيات المتاحة في مركز لنظم المعلومات .

وأوضح أنه يسعى للحصول على شهادة الآيزو بهدف تهيئة بيئة عمل مناسبة وتحريك العمل بإنسيابية وسرعة تخدم المستفيد بالإضافة الى أنها تعمل كوقاية من الأخطاء في مواجهة الجهات الرقابية، وبين عن رغبته في وضع  حلول بديلة تترجم على أرض الواقع من خلال رصد نقاط الضعف ونقاط القوة في كل إدارة من إدارات القطاع المالي للوصول إلى  جودة وانسايية في العمل وسرعة انجاز وعدالة في تطبيق مبدأ الثواب والعقاب وخلق صف ثاني و ثالث من قياديين  بالإضافة إلى توفير المعلومة للمستفيد بسهولة .
ومن جانبه  ذكر د.آدم الملا الأمين العام لشئون المرافق تجربة قطاع المرافق في تطبيق نظام الجودة مشيرا إلى استخدام التراسل الالكتروني داخل إدارات القطاع كأحد الحلول للمعيقات التي كانت تواجهة قطاع المرافق وتقليصا للدورة المستندية، مؤكداً على أهمية توثيق الإجراءات كونها خطوةأساسية لتحسين جودة العمل.

وبدوره أشار المستشار في فريق عمل الجودة  الدكتور عبدالرحمن العنزي أن فريق جودة العمل الإداري يعمل تحت إشراف د. آدم الملا الأمين العام لشئون المرافق، و شرح مشروع (الآيزو٢٠١٥-٢٠٠١) بأنه يعمل على توثيق الإجراءات و التخطيط الإستراتيجي وإدارة المخاطر، مبينا انه يعطي نظره شمولية عن الإدارات.

وأوضح د. العنزي مراحل المشروع ومتطلباته  وهي أربع مراحل الأولى مرحلة التصميم المرحلة الثانية مرحلة توثيق الإجراءات التشغيلية والمرحلة الثالثة هي توثيق إجراءات النظام الإدارية والمرحلة الرابعة هي تطبيق الإجراءات على أرض العمل،  مضيفا أنه بعد ذلك يتم استقبال جهات خارجية لتقييم تطبيق هذه الأنظمة ومن ثم الحصول على شهادة الآيزو ٩٠٠١
أما عن متطلبات المرحلة الأولى ذكر د. العنزي  توعية الموظفين في متطلبات مواصفة الآيزو وتدريب فريق عمل زيارات ميدانية تحديد العمليات الرئيسية للإدارات التابعة للقطاع المالي .

ومن جانبها عرضت المهندسة مريم الرضوان المستشارة في فريق عمل الجودة الإداري  مخرجات مرحلة التصميم موضحة أن هناك مخرجين أساسين في مرحلة التصميم وهم توثيق إجراء سياق عمل الأمانة العامة والذي يهدف لتحديد التوجهة الاستراتيجي لإدارات القطاع من خلال تحديد القضايا الرئسية من منظور العملاء والجهات ذات الصلة بالعمل وتحليلها (SWOT analysis) لمعرفة نقاط القوه والضعف التي تساهم في تحديد التوجهات الاستراتيجيه. مضيفتا ان المخرج الثاني هو توثيق العمليات الرئيسية في القطاع وقد تم الأخذ بعين الاعتبار الربط بين ادارات قطاع المالية وقطاع المرافق كونهم نظام واحد.

وقد قام ضباط الجودة بشرح flow chart الخاص بالخدمات الرئسية المقدمة من قبل إداراتهم.