الأمانة العامة بجامعة الكويت أقامت حفل جائزة التميز الاداري للعام 2014
كتبت : نادية الراشد وشريفة العبد السلام
تصوير : حسام محمدي
تحت رعاية وحضور أمين عام جامعة الكويت الأستاذ الدكتور نبيل عيسى اللوغاني وبحضور الأمين العام المساعد للشئون الإدارية بدر الذياب، والأمين العام المساعد لشئون إدارة المرافق الدكتور آدم الملا، والأمين العام المساعد للشئون المالية عبد الله بورسلي، أقامت الأمانة العامة بالجامعة الاحتفالية السنوية لجائزة التميز الاداري بجامعة الكويت 2014، وذلك بحضور مدراء الإدارات في مراكز العمل في الجامعة في مسرح عثمان عبد الملك الصالح بكلية الحقوق – الحرم الجامعي بالشويخ.
وفي هذه المناسبة أعرب أمين عام جامعة الكويت الأستاذ الدكتور نبيل اللوغاني عن سعادته بلقائه بمجموعة متميزة من موظفي جامعة الكويت، مؤكدا على المعنى الدقيق لكلمة متميزة وحرصه شخصياً هذا العام على رفع مستوى تحدي متطلبات وشروط تحقيق التميز، مضيفاً أنه يثق بأن اللجنة المسئولة عن تحديد من هو متميز قد أخذت هذه الشروط في الحسبان قبل أن تتخذ قرار الاختيار.
وأضاف أ.د. اللوغاني أن الاحتفال اليوم بحصولهم على هذا التقدير بدون التذكير بهدف هذا البرنامج لا يحقق ما تصبو إليه الجامعة، ففي كل تجمع بشري يكون عدد المتميزين قليل ولكن تأثيرهم إذا توفرت لهم الظروف والبيئة المناسبة كبيراً جداً، مبيناً أنه وبصفته المراقب المالي والإداري على أعمال الجامعة سيبذل قصارى جهده لتوفير البيئة الصالحة والظروف المناسبة التي تمكنهم من التأثير إيجابياً في الوضع الراهن بالجامعة.
ونوه أ.د.اللوغاني عن بعض الإنجازات التي تحققت للجامعة بفضل جهود العاملين بها وجهود الزملاء في الأمانة العامة، مشيرا إلى أن جهود الزملاء في قطاع الشئون الإدارية تكللت بتطوير وتحديث أنظمة ورفع مستوى أداء إدارة الشئون الإدارية بتطوير وتحديث أنظمة ورفع مستوى أداء إدارة الشئون القانونية مما ترتب عليه زيادة كبيرة في القضايا التي تكسبها الجامعة وإحالة ملفات عديدة شابتها مخالفات قانونية إلى التحقيق والنيابة العامة، كما تم تقنين العمل الإضافي وعملية الاستعانة بخدمات وضبط الدوام من خلال التطبيق الصارم لنظام البصمة على الكبير قبل الصغير، وتم كذلك توطيد أواصر التعاون مع ديوان الخدمة المدنية وديوان المحاسبة ووزارة المالية وإدارة الفتوى والتشريع من أجل ترشيد عملية اتخاذ القرارات الإدارية ومنع حدوث المخالفات بمختلف أنواعها، وتم كذلك تغيير فلسفة التدريب الخارجي للموظفين لتكون ذات طابع داخل جامعات دولية مرموقة.
وفي قطاع الشئون المالية بين أ.د.اللوغاني أنه تم تحقيق قفزة نوعية في مجال ميكنة العمل كما تم اختصار الدورة المستندية وتسريع الإجراءات وتحسين قنوات الاتصال بالمتعاملين ومراكز العمل الأخرى، وتم أيضاً استحداث خدمات جديدة وفتح أفرع جديدة لمختلف أنواع الخدمات وزيادة الرقابة على جودة الخدمة المقدمة، كما تم اتخاذ اجراءات ساعدت على مواجهة الأعداد المتزايدة للطلبة المقبولين بالجامعة، وتم أيضاً تطوير وإعادة هيكلة عمليات وأنظمة المخازن.
وفي قطاع شئون المرافق ذكر أ.د.اللوغاني أنه تم استحداث نظام يعمل على الربط بين جميع الإدارات والمشروعات التابعة له، كما أدى تحويل تبعية المرافق الرياضية إلى هذا القطاع إلى توسيع نطاق المشاركة المجتمعية في النشاط الرياضي الجامعي، مضيفاً أن الإدارة تعمل على أن تكون جميع مرافق الجامعة ذات صبغة جمالية وتقيد بمعايير السلامة.
وأكد أ. د. اللوغاني على أن الجامعة اليوم تواجه تحديات كبيرة تتطلب من جميع المنتسبين لها سواء كانوا أعضاء هيئة التدريس أو موظفين أو طلاب، خصوصاً المتميزين من هذه الفئات، أن يتكاتفوا ويعملوا معاً لتحسين وتطوير العمل في الجامعة وتأسيسه على قيم الأمانة والالتزام باللوائح والبذل النابع من الشعور بالولاء والانتماء للوطن والجامعة، وفي محاولة من قبله جرت مؤخراً لتشخيص الوضع الراهن وجدت أوجه قصور تعتري العديد من مجالات العمل والنشاط الجامعي وينبغي علينا التعاون لمعالجتها في المرحلة القادمة.
وحول التحديات التي تواجه الجامعة اليوم بين اللوغاني أن هذه التحديات عديدة ومتنوعة ويأتي على رأسها ضرورة تشجيع ظهور جيل جديد من القيادات الإدارية الشابة لتولي المسئولية عندما يحين الأوان، كما ينبغي إعادة هيكلة الإدارات الفنية والاستشارية لمكاتب قيادي الجامعة لينتهي نمط العمل الفردي غير القابل للتوريث والانتقال إلى نموذج مؤسسي مبني على تقسيم العمل على فريق متعاون لتحقيق الموضوعية والشفافية وسرعة الانجاز، وينبغي أيضاً وضع آجال محددة لانجاز المعاملات ووضع نظام للتأكد من صدق الحاجة إلى تكنولوجيا المعلومات وغيرها من الأصول باهضة الثمن حرصاً على المال العام في ضوء انخفاض أسعار النفط.
وفيما يخص الثقافة السائدة أوضح اللوغاني أن معظم مكونات المجتمع الجامعي تلتزم بقيم ومبادئ إيجابية تدفعهم إلى المساهمة في تحقيق رسالة الجامعة، إلا أن شيوع ثقافة المجاملة وإخفاء تجاوزات المرؤوسين والأصحاب في أوساط بعض القياديين شجع بعض المنتسبين إلى الجامعة على عدم الالتزام باللوائح والضوابط المقررة ومقاومة التغيير ناهيك عن التجاوب والمساهمة في جهود الإصلاح والتطوير، لافتا أنه من الملاحظ أن عددا غير قليل من الموظفين يكثر تغيبه وتأخره واستئذانه ويتراخى في أداء واجباته، في حين أن بعض الطلبة يمارسون الغش في الامتحانات والعنف أثناء الانتخابات ويدخنون في الأماكن العامة، كما أن بعض أعضاء هيئة التدريس يتلاعبون بالدرجات ويهينون الطلبة ويتغيبون عن محاضراتهم ويمارسون الشحن الطائفي والقبلي والتطرف الديني، كما أن بعض القياديين يخالفون تعليمات الجهات الرقابية ويبددون أموال المكاتب الاستشارية، مؤكدا على أن عدم التصدي بتطبيق مبدأ الثواب والعقاب في حالة المخالفات التي ترتكب من قبل بعض الموظفين والطلبة وأعضاء هيئة التدريس والقياديين يؤدي إلى تحول هذه الممارسات المحدودة النطاق إلى ظواهر ويصيب الفئة الملتزمة بالإحباط، لذا ينبغي التعاون مع الإدارة الجديدة للجامعة لتوظيف آليات ووسائل لكشف تجاوزات هذه الفئات مما يسمح بمحاسبتها ومن ثم تطبق العقوبات المناسبة بدون مجاملات عليها.
وعلى صعيد التخطيط الاستراتيجي وتقييم الأداء وضبط الجودة ذكر أن الجامعة تضع خطة استراتيجية عامة لها كل خمس سنوات، إلا أن ذلك لا يصاحبه إعداد برامج عمل تفصيلية لتنفيذ هذه الخطة من قبل كل كلية ومركز عمل بل يستعاظ عن ذلك بقيام هذه الجهات بتقديم تقارير سنوية حول انجازاتها التي يعتقد بأنها تساهم في تحقيق الاستراتيجية العامة، مبيناً إن الممارسة الصحيحة هي أن تقوم هذه الجهات بالإطلاع على الاستراتيجية العامة بُعيد اعتمادها ومن ثم إعداد برامج عمل يؤدي تنفيذها إلى تحقيق أهداف الاستراتيجية العامة، ويتم تقييم أداء عمداء الكليات ومدراء مراكز العمل دورياً في ضوء مدى تمكنهم من تنفيذ هذه البرامج، وفي سبيل الارتقاء بوظيفة الرقابة العامة في الجامعة اقترح إنشاء إدارة تدقيق داخلي تكون تبعيتها للمجلس الأعلى للجامعة وتشرف على أعمالها لجنة متخصصة منبثقة عن المجلس بما يحقق الموضوعية والشفافية للقرارات التي يتصدرها الجهاز التنفيذي للجامعة.
وفيما يتصل بالمكاتب الاستشارية التي تقدم خدمات متنوعة للمجتمع أشار إلى أنها كانت تكلف نفس الجهة التي تقوم بإعداد بياناتها المالية بالتدقيق على هذه البيانات مما يفقد هذه البيانات عنصري الموضوعية والمصداقية، مبيناً أن الأمانة العامة قد منعت هذه الممارسة منذ حوالي سنتين تفادياً للتلاعب وينبغي في المرحلة القادمة ضمان التزام هذه المكاتب بتطبيق اللوائح المالية والإدارية المنظمة لأعمالها التزاماً تاماً، وحيث أن معظم هذه المكاتب يعتمد في تقديم خدماته على موارد الجامعة وينبغي تحصيل نسبة من إيراداتها لصالح الجامعة.
ومن جانبها ألقت لميس النقيب رئيسة قسم النشر الإلكتروني بإدارة العلاقات العامة والإعلام كلمة بالنيابة عن الفائزين بجائزة التميز الإداري قالت فيها :” العمل عبادة .. ولكل مجتهد نصيب، من هاتين المقولتين ينطلق التميز في العمل والارتقاء في الأداء، ومن هاتين المقولتين يتعزز لدينا الولاء المؤسسي الذي لطالما نبع عطاؤنا لتحقيقه بكل إخلاص سعيا لتحقيق ذاتنا وبناء أسرنا وخدمة وطننا”.
وتقدمت النقيب بجزيل الشكر للأمانة العامة بجامعة الكويت لدعمهم المتواصل وتقديرهم اللامحدود واحتفائهم بالمتميزين، متمنية ان تكون هذه نقطة بداية وليست نهاية لمزيد من العطاء والتميز.
واختتمت النقيب بقول الأديب مصطفى الرافعي :” إذا لم تزد على الحياة شيئا فأنت زائد عليها”.
ثم قام أمين عام الجامعة أ.د. نبيل اللوغاني بتكريم مراكز العمل الفائزة بجامعة التميز الإداري وهم: (وإدارة الأمن والسلامة – إدارة الإنشاءات والصيانة – وإدارة مكتبة الطالب الجامعي ).
وبعدها قام الأمين العام بتكريم الموظفين المتميزين وهم:
1. أنسام سعد عكرة – باحث قانوني – الإدارة القانونية
2. تيسير عبد المجيد أحمد – كبير اختصاصي تنظيم – إدارة التطوير الإداري
3. حنان عبد الله محمد العوضي – مهندس أول – مكتب نائب مدير الجامعة للعلوم الطبية
4. سنابل محمد الدويسان – مدير إدارة – إدارة التسجيل عمادة القبول والتسجيل
5. علي أحمد جعفر – محاسب – إدارة الشئون المالية
6. لميس نائل النقيب – رئيس قسم النشر الإلكتروني – إدارة العلاقات العامة والإعلام
7. مراحب إبراهيم الشيحة – رئيس قسم التدقيق المالي والمراجعة -إدارة شئون الهيئة الأكاديمية
وجدير بالذكر أن الأمانة العامة بالجامعة تسعى إلى تأصيل روح الابداع والابتكار والتفاني في العمل لدى العاملين فيها، وخلق بيئة عمل تنافسية بين الأجهزة الإدارية المختلفة بالجامعة لنشر ثقافة التطوير والابداع في الجامعة. ومن هذا المنطلق فقد رأت الأمانة العامة تقديم جائزة سنوية لكل من مراكز العمل المتميزة والموظفين المتميزين، وذلك وفقاً لما يلي:
أولا: جائزة مركز العمل المتميز وتمنح وفقاً للشروط التالية:
1. أن يتقدم مركز العمل بطلب كتابي موجه إلى الأمين العام للجامعة مرفقاً به كافة الأدلة والإثباتات على مدى تحقيقه لمعايير التميز الإداري لمراكز العمل و المرفقة ضمن هذا التعميم.
2. أن يحصل مركز العمل على أعلى نسبة ممكنة من المعايير المرفقة.
* يحصل مركز العمل الفائز على مايلي :
1- جائزة التميز الإداري لمراكز العمل المتميزة .
2- شهادة تقدير من الأمانة العامة .
3- تسجيل اسم مركز العمل في لائحة التميز الإداري لعام 2014 .
ثانيا : جائزة الموظف المتميز وتمنح وفقاً للشروط التالية:
1- أن يتقدم الموظف بطلب كتابي منه شخصيا وبشكل مباشر موجهاً إلى الأمين العام للجامعة مرفقاً به كافة الأدلة والإثباتات على مدى تحقيقه لمعايير تحقيق التميز الإداري للموظف والمرفقة ضمن هذا التعميم.
2- أن يحصل الموظف على أعلى نسبة ممكنة من المعايير المرفقة.
3- أن يكون الموظف حاصل على تقدير امتياز لآخر ثلاث سنوات كحد أدنى من جامعة الكويت .
4- أن لا يكون قد حصل على عقوبة تأديبية أو انذار بسبب مخالفته لإحدى اللوائح المنظمة لسير العمل مثل ( الحضور/ الغياب .. الخ .
5- أن لا يتعدى عدد أيام الإجازات المرضية التي حصل عليها عن 15 يوم بالسنة متواصلة أو متقطعة .
**يحصل الموظف الفائز على ما يلي :
1. جائزة التميز الإداري للموظفين المتميزين .
2. شهادة تقدير من الأمانة العامة.
3. مكافأة مالية قدرها 500 دينار.
4. تسجيل اسمه في لائحة التميز الإداري لعام 2014.
ثالثا: تقدم الطلبات لدى إدارة التطوير الإداري والتدريب خلال الفترة من ( ( 1-30 /9/2014
*معايير تحقيق التميز الإداري في مراكز عمل جامعة الكويت
الخدمة المقدمة:- ( 30 % )
1. اعتماد مبدأ الإنصاف والعدل في منح الخدمة بما يحقق رضى المستفيدين من الخدمة.
2. كفاءة وفاعلية الأداء ( جودة وسرعة توفير الخدمة ).
3. الرد والاستجابة والتفاعل مع متطلبات المستفيدين وتساؤلاتهم.
4. استيعاب وفهم إجراءات النشاط الأساسي للإدارة (أي وضوح إجراءات ومتطلبات المعاملات للمستفيدين).
5. دعم الإدارات الأخرى وتسهيل مهمة أداءها لعملها.
6. المبادرة بتقديم الخدمات للجهات المستفيدة بدون انتظار تقديم طلب لذلك.
اللوائح والنظم:- ( 30 % )
1. موضوعية تطبيق أنظمة الحوافز ( الثواب والعقاب ) بدون تفرقة أو محاباة.
2. وجود لوائح منظمة للعمل والالتزام بتطبيقها وتطويرها أولاً بأول لتبسيط الإجراءات.
3. الشفافية في أداء العمل.
4. إجراء التقييم الذاتي لأداء الإدارة والعمل على تصحيح الأوضاع غير السليمة.
5. محاولة الحصول على شهادة ISO أو الحصول عليها.
6. مدى التزام الإدارة بالخطة الاستراتيجية للجامعة (2013/2016) من خلال تطبيق برامج عمل تنفيذية معدة من قبلها لهذا الغرض.
الموارد البشرية :- ( 30% )
1- علاقة ود واحترام بين الموظفين وتعاون بينهم وتشجيع روح الفريق الواحد.
2- التزام الموظفين بالدوام وعدم المبالغة في استخدام التراخيص الممنوحة في هذا الصدد.
3- تشجيع وتحفيز الموظفين على المساهمة في تقديم وتطوير الخدمة.
4- يكون تقييم الأداء هادف إلى تطوير الأداء وليس لكشف العيوب.
5- تدريب وتنمية مهارات الموظفين وتشجيعهم على تطوير أساليب أداء العمل.
6- التناسق بين بطاقة الوصف الوظيفي ومهام واختصاصات الموظف.
7- كل موظف يعرف ما هو مطلوب منه ويمارس صلاحياته ويتحمل مسئولياته.
8- عقد اجتماعات دورية بين الموظفين لمناقشة جوانب التطوير وحل المشكلات.
9- استغلال الوقت في العمل وعدم إضاعته في ما ليس له علاقة في العمل مثل (الحديث،الزيارات..الخ).
10- الاستقرار الإداري بما يحقق ثبات الموظفين في أماكن عملهم لمدد طويلة.
الموارد غير البشرية :- ( 10% )
1- المحافظة على الموارد وترشيد استخدامها.
2- المحافظة على سرية المعلومات وعدم إفشاءها.
3- استخدام التكنولوجيا بالعمل.
معايير تحقيق التميز الإداري للموظف في جامعة الكويت
القيام بمهام العمل الأساسية :-(30%)
1. أن يقوم بأداء الاعمال المطلوبة منه على أكمل وجه ، وبالسرعة والكفاءة المطلوبة.
2. المعرفة باللوائح والقوانين المنظمة للعمل فيما يخص عمله، وكذلك المعرفة الكاملة بالوصف الوظيفي الخاص بوظيفته والمعرفة المهنية بطبيعة عمله.
3. الالتزام بالدوام الرسمي وعدم استخدام رخص الدوام إلا في اضيق الحدود.
4. المساهمة بنشر رؤية ورسالة وقيم جامعة الكويت.
المبادرة والابداع :- ( 40%)
1. المبادرة في تقديم اقتراحات ودراسات لتطوير العمل.
2. الرغبة في تطوير القدرات واكتساب المزيد من الخبرة والتدريب، والسرعة في اكتسابها .
3. البحث عن أساليب جديدة تهدف إلى تحسين الأداء ونوعيته.
المهارات الفردية والعلاقات :- (30%)
1- القدرة على تحمل المسئوليات وضغوطات العمل في جميع الأوقات.
2- الاستعداد الكامل للتعاون مع الزملاء والرؤساء والعمل بروح الفريق.
3- التمتع بعلاقة ود واحترام وتعاون مع جميع الموظفين والرؤساء.
4- القدرة على تخطي العقبات والصعوبات في سبيل تحقيق نتائج مميزة.
5- التعامل مع المشكلات وإيجاد الحلول المناسبة لها .
6- المبادرة بالعمل دون انتظار التعليمات للقيام بالمهام والأعمال الضرورية .
7- القدرة على تنمية وتدريب الموارد البشرية العاملة معه والاستفادة من خبراتهم .
8- المساهمة في الجهود التطوعية التي تنظمها جامعة الكويت.
