أ. نوال الزامل تكتب: مهارات إدارة المكاتب والسكرتارية الحديثة

تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ، ويطلق لقب سكرتير على الشخص الذي يساعد مديره في العمل على أداء معظم أعماله، ويسجل له معلوماته، ويكتم أسراره، ويجب أن يكون القائم على هذه الوظيفة ملم جيداً بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب.

أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة الحفاظ على أسرار العمل في المؤسسة سواء كانت هذه الأسرار خاصة بالعمل أو الموظفين في المؤسسة والإشراف على جميع الأعمال الإدارية.
تسهيل تدفق المعاملات، وإنجاز العمل في الوقت المطلوب.
وتعد السكرتارية هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة، والبريد الوارد و الصادر و الأرشيف وتحديد مواعيد المقابلات و الاجتماعات، كل ذلك دون تضيع للوقت المستغرق و الجهد المبذول في إتمام العمل.

مواصفات السكرتير الناجح :
اللباقة
الذكاء
قوة الذاكرة
حسن المظهر
حسن الإنصات
حسن التصرف
الإلمام بقواعد وقوانين العمل داخل المؤسس

من هو السكرتير ناجح؟
– من يحترم جميع فريق العمل.
– عدم إهدار وقت العمل في الأمور الشخصية.
– إتمام الأعمال، وعدم الاتكال على الآخرين إلا في الضرورة.
– وضع الخطط السليمة لتنفيذ الأعمال المطلوب إنجازها.
– إعداد الأدوات المكتبية اللازمة الكافية للعمل.
– تنفيذ الأعمال الصعبة أولاً حتى لا يضيع الوقت في التفكير فيها.

عناصر ضغوط العمل التي تتعرض لها وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب الحديثة:

– إسناد الأعمال الإضافية إليهم.
– المقابلات الشخصية، والاجتماعات.
– غياب المدير المباشر.
– مصاحبة المدير في زياراته و اجتماعاته التي يحضرها.
– العلاقات الشخصية مع الموظفين.
– الصراعات على فرص الترقي و التدرج في العمل.
– عدم تفويض سلطات العمل بشكل سليم.
– عدم وضع أهداف و استراتيجيات واضحة للعمل
– الرقابة المكثفة، والمراجعة المطولة.
– الأزمات المفاجئة.
– عدم التنسيق الجيد بين الإدارات.
– عدم وجود خطط سليمة للعمل.
– تعدد الجهات الإشرافية.

كما قد توجد أيضاً ضغوط شخصية تتعرض لها السكرتارية و إدارة المكاتب الحديثة مثل:
– عدم الانضباط
– تأجيل عمل اليوم إلى الغد
– الإهمال و الكسل
– عدم القدرة على رفض المزيد من المهام المسندة إليهم من قبل رؤسائهم في العمل.

وللخروج من مثل هذه الضغوط محاولة إيجاد نظام شخصي جديد للعمل دون التأثير على النظام الفعلي القائم على العمل بالمؤسسة.

إعداد| أ. نوال الزامل

عضو هيئة تدريب

المعهد العالي للخدمات الإدارية